Niezależnie od tego, czy dopiero zakładasz firmę, czy prowadzisz niewielkie przedsiębiorstwo od kilku lat – prędzej czy później pojawi się konieczność wyboru drukarki. Zadając w google pytanie: jaka drukarka do małej firmy? – uzyskasz setki różnych odpowiedzi, często wzajemnie się wykluczających. Zwróć uwagę na autorów poradników. Czy są to firmy zajmujące się drukiem w firmach, czy sklepy z tuszami, komputerami czy innymi produktami konsumenckimi? Poniżej dowiesz się na co zwracać uwagę przy zakupie drukarki do firmy, podamy też urządzenia, które sprawdziły się u naszych klientów.
Zalety i wady drukarek atramentowych
Drukarki atramentowe sprawdzają się najlepiej w domu. Przy stosunkowo niewielkiej cenie zakupu otrzymujemy sporo możliwości, zwłaszcza w przypadku urządzeń wielofunkcyjnych. Atramentówki często są mniejsze i lżejsze od urządzeń laserowych. Czy nadają się do pracy biurowej? Jeśli potrzebujesz urządzenia kolorowego, a drukujesz tylko sporadycznie, ale nie raz na tydzień, to odpowiedź brzmi: tak. Drukarki atramentowe maja niższą jakość druku niż laserowe, do tego dochodzi problem schnącego atramentu. Jeśli nie będziesz używać drukarki, po jakimś czasie tusz wyschnie w dyszach i głowicy drukującej. Jeśli nie uda się udrożnić głowicy, jej wymiana zazwyczaj jest nieopłacalna. Wiele dzisiejszych urządzeń ma funkcję automatycznego czyszczenia – producenci chwalą się w specyfikacjach, jednak w praktyce głowice i tak zasychają. Bardzo często użytkownicy stosują zamienniki zamiast oryginalnych pojemników z tuszem, a to przyczynia się do większego ryzyka wystąpienia usterki.
Zalety i wady drukarek laserowych
Drukarki laserowe są zazwyczaj droższe w zakupie. Urządzenia są większe, masywniejsze i w podobnych cenach mają mniejsze możliwości niż drukarki atramentowe. Mają jednak wiele innych zalet. Nie używamy płynnego atramentu, tylko toner, który jest proszkiem, więc nigdy nie wyschnie – możesz bez obaw zostawić taką drukarkę na dłuższy okres bez używania. Urządzenia laserowe mają też większą żywotność niż atramentowe, u naszych klientów pracują drukarki, które mają na licznikach ponad milion wydrukowanych stron i nadal działają. Jest to możliwe, dzięki konstrukcji urządzeń, praktycznie każda usterka jest opłacalna w naprawie, w przeciwieństwie do drukarek atramentowych. Kolejna istotna zaleta, to możliwość zakupu drukarki laserowej czarno białej. Jeśli drukujesz faktury, umowy czy inne dokumenty przeznaczone do obsługi biura, wydruk kolorowy może okazać się zbędny.
Koszty druku
Często zapominany temat przy wyborze małych drukarek – a właśnie w przypadku małych urządzeń czeka na nas najwięcej pułapek. Panuje tu ogólna zasada, wspólna dla urządzeń atramentowych i laserowych: im tańsze urządzenie, tym droższa eksploatacja i odwrotnie. Warto obliczyć koszty druku przy użyciu wybranych urządzeń. Pamiętaj, aby brać pod uwagę nie tylko koszt toneru czy atramentu, zobacz nasz poradnik jak obliczyć koszty druku w firmie?Nie bierz pod uwagę najtańszych zamienników, szybko przekonasz się że niska cena to jedyny plus takiego rozwiązania.
Jaka drukarka do małej firmy?
Jak widać powyżej – nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Nie można wskazać konkretnego modelu czy rodzaju urządzenia, które sprawdzi się w każdej firmie. Mała firma może drukować więcej dokumentów niż średniej wielkości przedsiębiorstwa zatrudniające kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników. Nie kieruj się gustem, przyzwyczajeniami ani opinią wyrobioną na podstawie domowych drukarek. Urządzenie marki X, które 8 lat temu dobrze sprawowało się do wydruków w domu, nie świadczy o tym, że ten sam producent dzisiaj zrobi świetne rozwiązanie do biura. Wybierając drukarkę musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
Ile stron miesięcznie drukujesz?
Czy potrzebujesz wydruk kolorowy?
Czy drukarka będzie miała dłuższe przestoje w pracy?
Czy potrzebujesz skanera, faksu lub funkcji kserowania?
Czy będziesz drukować w formacie A3?
Mając odpowiedzi na te pytania, znacznie zawęzisz liczbę maszyn, wśród których musisz dokonać wyboru
Sprawdzone drukarki do firmy:
Na rynku istnieje sporo udanych modeli. Oczywiście znajdziesz tańsze, szybsze czy bardziej wypasione urządzenia, ale wybraliśmy te, które na pewno spełnią swoje zadanie. W zestawieniu znajduje się tylko jedno urządzenie A3 – to spora wolnostojąca kserokopiarka. Dlaczego w przypadku drukarek A3 nie wybraliśmy żadnego modelu do postawienia na biurko? – Ze względu na koszty eksploatacji, trwałość i niezawodność w porównaniu do ceny zakupu lub wynajmu takiego urządzenia.
Brother DCP j105
To jedyne urządzenie atramentowe w naszym zestawieniu. Nie polecamy druku atramentowego w firmach, jednak jeśli drukujesz niewielkie ilości, a potrzebujesz również skaner to ten Brother jest świetnym rozwiązaniem. Niższa jakość druku niż w przypadku drukarek laserowych, ale samo urządzenie jest o wiele mniejsze, tańsze i dobrze współpracuje z zamiennikami. Tusze do tej drukarki kupisz już za kilka zł. Dodatkowo urządzenie posiada wbudowany faks.
Konica Minolta bizhub 5000i / Develop ineo 5000i
Niezawodna, prosta drukarka laserowa. Spełnia swoje podstawowe zadanie – drukuje. Duża prędkość druku, niskie koszty eksploatacji i duża wytrzymałość stawia to urządzenie w czołówce monochromatycznych drukarek A4 przeznaczonych do pracy biurowej. Drukarka Konica Minolta bizhub 4000i nie posiada skanera, ani dużego dotykowego wyświetlacza – jest zaprojektowana do niezawodnej pracy w miejscach bardzo wymagających.
Konica Minolta bizhub 4050i / Develop ineo 4050i
Wielofunkcyjne urządzenie MFP formatu A4. Posiada praktycznie wszystkie funkcje, które mają duże kserokopiarki. Urządzenie z powodzeniem będzie skanować do folderu (SMB), do maila czy pendrive. Szybki skaner, szybki wydruk, niskie koszty eksploatacji. Urządzenie bizhub 4050i jest solidnie wykonane, odporne na duże obciążenie nawet do biura z kilkoma pracownikami. To nasz faworyt jako urządzenie A4 3w1 dla firm drukujących nawet kilkadziesiąt stron miesięcznie
Konica Minolta bizhub C250i / Develop ineo+ 250i
Najnowszy model od Konica Minolta jest świetną propozycją dla firm, które potrzebują wydruk A3. Bizhub C250i to zaawansowane urządzenie MFP, które zapewnia możliwość dostosowania do każdego biura. Wyższa jakość druku względem urządzeń atramentowych, duży czytelny panel dotykowy, możliwość wydruku mobilnego, instalacji oprogramowania OCR, czy drukowanie banerów to tylko kilka funkcji wyróżniających to urządzenie. Ze względu na korzystne warunki wynajmu tych kserokopiarek, są one świetnym wyborem dla każdej firmy. Więcej o tym modelu znajdziesz tutaj: Konica Minolta bizhub C250i
Specjaliści z Canon Poland przygotowali ciekawy e-book o wyborze dostawcy rozwiązań druku. Oczywiście poradnik jest uniwersalny – dotyczy wszystkich marek urządzeń MFP, nie tylko Canon. Szukając odpowiedniej firmy, która zajmie się drukiem w Twojej firmie natrafisz na sporą ilość ofert, zazwyczaj trudno jest zdecydować o tym, który wybór będzie rozsądny. Poniższy e-book porusza większość najważniejszych kwestii, na które należy zwracać uwagę. Część rozwiązań dotyczy dużych firm, ale publikacja kierowana jest dla wszystkich.
Cena to nie wszystko
Bardzo często klienci przy wyborze dostawcy rozwiązań druku kierują się tylko wysokością abonamentu lub ceną za wydrukowaną stronę. Tym samym decydują się na starsze urządzenia, na podpisanie umowy, w ramach której nie ma żadnego wsparcia ze strony dostawcy lub to wsparcie jest na niskim poziomie. Teoretycznie starsze urządzenia też wydrukują wszystko to, co potrzebujemy, jednak są zdecydowanie bardziej awaryjne, posiadają wolniejsze procesory, co powoduje dłuższe przetwarzanie plików – zwłaszcza nowych wersji PDF.
Dzisiejsze urządzenia to nie tylko ksero, wydruk i skan
Dokładnie. Urządzenia drukujące mają ułatwiać pracę, dzisiejsze maszyny oferują o wiele więcej. Dodatkowe usługi takie jak rozpoznawanie tekstu, autoryzacja użytkowników, czy wydruk podążający to tylko kilka najpopularniejszych rozwiązań stosowanych już od wielu lat. Systemy takie jak UniFlow stają się coraz popularniejsze również wśród średnich i mniejszych przedsiębiorstw. Obsługa druku w firmie powinna zrzucać jak najwięcej obowiązków na serwis – tak aby użytkownicy mogli skupić się na pracy. Więcej przeczytasz w e-booku, który jest do pobrania poniżej. Publikacja została podzielona na 3 części
Z e-booka dowiesz się:
Jak kserokopiarki mogą wspierać działania związane z bezpieczeństwem przetwarzania dokumentów i innych danych?
Jaka jest rola urządzeń wielofunkcyjnych w digitalizacji procesów w firmie?
Dlaczego warto brać pod uwagę rozwiązania chmurowe?
Na co zwrócić uwagę we współpracy z dostawcą urządzeń drukujących?
Do naszej oferty dołączyły nowe kserokopiarki Canon. Z firmą Canon współpracujemy już od dłuższego czasu, ale od 2020 roku możemy pochwalić się już oficjalnym certyfikatem Partnera Canon Poland w zakresie druku biurowego. Tym samym – jesteśmy obecnie jedynym autoryzowanym partnerem Canon w Częstochowie. Oczywiście nie oznacza to, że w naszej ofercie pojawią się aparaty cyfrowe i lustrzanki, nie wprowadzamy tez do sprzedaży małych drukarek atramentowych przeznaczonych do użytku domowego. Naszym celem jest zapewnienie bezproblemowego druku w firmach i nie planujemy tego zmieniać. Jeśli szukasz rozwiązania do swojej firmy, zobacz na czym polega wynajem urządzeń drukujących – wynajem kserokopiarek. Kserokopiarki Canon, które są w naszej ofercie znajdziesz na www.canonpolska.pl. Na nowej stronie znajdziesz aktualną ofertę cenową na wynajem nowych urządzeń MFP, wraz z dodatkowym oprogramowaniem.
Czy Wajpol prowadzi serwis pogwarancyjny dla urządzeń Canon?
Oczywiście. Jak już wspomniałem na początku – współpracujemy już od dłuższego czasu, a to nie pierwsza nasza styczność z tym producentem. W 1994 roku, kiedy rozwijaliśmy skrzydła – zaczęliśmy właśnie od urządzeń Canon, a zdobyte wtedy certyfikaty do dziś wiszą w dziale serwisu. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy potrzebujesz nowe urządzenia do druku w firmie, czy chcesz naprawić posiadany już sprzęt – jesteśmy jedynym autoryzowanym partnerem Canon w Częstochowie.
Kilka słów o marce
Canon to japońska marka. Nazwa i logo firmy tworzą jedną z bardziej rozpoznawalnych marek na świecie. Firma powstała w 1933 roku jako Seiki Kōgaku Kenkyūjo, a dzisiejszą nazwę nadano w 1935 roku. Przedsiębiorstwo specjalizuje się w obrazowaniu i produktach optycznych, takich jak aparaty fotograficzne, kamery, kserokopiarki, drukarki oraz urządzenia diagnostyki obrazowej. Obecnie centrala przedsiębiorstwa znajduje się w dzielnicy Ōta, w Tokio. Pomimo tego, że przedsiębiorstwo jest rozpoznawane głównie jako producent aparatów fotograficznych i drukarek komputerowych rynku konsumenckiego, większość przychodów przedsiębiorstwa pochodzi z działu produktów biurowych, zwłaszcza analogowych i cyfrowych kopiarek, a także linii wielofunkcyjnych urządzeń cyfrowych imageRUNNER i laserowych drukarek wielofunkcyjnych iSENSYS. Dodatkowo Canon jest dostawcą mechanizmów drukujących między innymi do popularnych drukarek laserowych LaserJet firmy Hewlett-Packard, a także do drukarek wielkoformatowych – ploterów firmy Océ dedykowanych m.in. dla branży reklamowej (informacje o firmie Canon pochodzą z Wikipedii)
Gdy nadejdzie czas wymiany tuszu lub tonera stajemy przed pytaniem: Oryginał czy zamiennik? Wstępna kalkulacja jest prosta: zamiennik może być nawet kilkukrotnie tańszy. Ale czy tak jest rzeczywiście? Ceny materiałów eksploatacyjnych są zależne od posiadanego urządzenia, przedział cenowy jest bardzo duży. W przypadku najtańszych urządzeń możemy zapłacić nawet tyle samo ile kosztowała drukarka! Warto kalkulować wydatki na wydruki: Jak obliczyć koszty druku? Wybierając toner lub tusz powinniśmy brać pod uwagę zalety i wady jednych i drugich.
Jakość wydruku
Pomimo zapewnień wielu producentów zamienników o najwyższej jakości ich wykonania, to oryginały zapewniają najwyższą jakość naszych wydruków. Zazwyczaj drukując na zamiennych materiałach kolory nie są tak nasycone i dokładnie odwzorowane jak w przypadku oryginalnych. Oczywiście na rynku znajdziemy nieoryginalne tusze, które nie ustępują jakością tym dostarczanym przez producenta drukarki, ale ich cena zazwyczaj nie jest już tak korzystna.
Żywotność drukarki
Wpływ na awaryjność naszych urządzeń ma wiele czynników – miejsce postoju, sposób używania czy materiały eksploatacyjne. Zamienne tusze i tonery mogą np brudzić drukarkę wewnątrz, przez co nasze wydruki też będą pobrudzone. Stosowanie zamienników może skutkować nie tylko drobnymi usterkami. Mogą wystąpić uszkodzenia głowicy w drukarkach atramentowych, czy wkładu światłoczułego w laserowych. Oczywiście, tego typu usterki to nie jest reguła, a stosując oryginalne materiały nie mamy 100% pewności bezawaryjnej pracy drukarki przez 10 lat.
Zamienniki, a gwarancja?
Każdy z producentów drukarek gwarantuje sprawność urządzenia tylko przy stosowaniu oryginalnych materiałów. Wiele serwisów gwarancyjnych wymaga dostarczenia drukarki z tuszami lub tonerami. W skrócie – zamienniki stosujemy na własne ryzyko.
Cena i wydajność
Zamienniki tańsze. Tańsze w zakupie, niekoniecznie tańsze w używaniu. Niektóre zamienniki mogą mieć mniejszą wydajność niż oryginalne materiały. W praktyce może to skutkować tym, że po przeliczeniu na liczbę wydrukowanych stron oryginał ma bardzo zbliżony koszt wydruku jednej strony. Jednocześnie istnieją zamienniki mające większą żywotność od oryginałów. Zazwyczaj są one oznaczane dodatkowym symbolem „XL” lub „XXL” – w ich przypadku zwiększa się opłacalność stosowania zamienników. Przy obliczaniu kosztów druku należy pamiętać, że podana przez producenta liczba stron, które toner lub tusz wydrukuje jest orientacyjna i dotyczy dokumentów o 5% pokryciu wydruku, w praktyce jest to niewielka liczba tekstu, sam nagłówek, czy logo naszej firmy. W przypadku nowszych urządzeń Konica Minolta i Develop różnica cenowa między tonerami oryginalnymi, a zamiennikami jest tak mała, że stosowanie materiałów zamiennych jest nieopłacalne (biorąc pod wagę szybsze zużycie pozostałych materiałów przez stosowanie zamienników).
A może tonery i tusze regenerowane?
Na rynku można znaleźć oferty na regeneracje tuszy, lub nawet zakup już regenerowanych materiałów. Znajdziemy też zestawy do samodzielnej regeneracji kartridży i tonerów. Takie zabiegi dają podobną jakość jak w przypadku zamienników. Po kilku dopełnieniach jakość wydruku może znacznie spaść. W przypadku samodzielnego napełniania trzeba pamiętać, że to „brudna robota” – atrament trudno zmyć i sprać i z ubrań, rozsypany toner również jest problematyczny w usuwaniu. UWAGA – rozsypanego tonera nie należy sprzątać zwykłym odkurzaczem, może to skutkować trwałym uszkodzeniem odkurzacza!
Oryginał czy zamiennik? Podsumowanie
Jak widać nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Wiele zależy od tego gdzie i do czego wykorzystujemy drukarkę, od modelu urządzenia i jakości zamienników jeśli się na nie decydujemy. Najbezpieczniej jest używać oryginałów. Na rynku są dostępne urządzenia, które mają opinię „odpornych na zamienniki”. Jeśli zależy Ci na stosowaniu zamienników, zapytaj sprzedawcę, które urządzenie będzie odpowiednie. Staraj się unikać zakupu w marketach, oferta w tego typu sklepach zazwyczaj opiera się o tanie urządzenia z dużą liczbą funkcji i wysokimi kosztami eksploatacji. Pamiętaj, że zamienników używasz na własne ryzyko, możesz mieć problemy z serwisem gwarancyjnym swojego urządzenia,. Szukając drukarki dopasuj urządzenie do swoich potrzeb, jeśli potrzebujesz niezawodnego rozwiązania do firmy, zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem jest wynajem urządzenia – wtedy nie będzie dylematu: oryginał czy zamiennik?
Zacznijmy od tego co na ten temat podaje Wikipedia – technologia OCR czyli Optyczne rozpoznawanie znaków,(od ang.optical character recognition) – zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Zadaniem OCR jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie.
Jak to działa?
Pliki graficzne, zdjęcia, czy zapisane na dysku twardym skany – to obrazki. Komputery nie są w stanie powiedzieć co się znajduje w tym pliku. Jeśli sfotografujemy jakiś tekst, to nie będziemy mogli go zaznaczyć, skopiować ani poprawić wybranych słów. Oprogramowanie OCR przetwarza taki dokument w tekst czytelny dla komputera – możliwy do skopiowania, formatowania czy poprawy. W skrócie: OCR potrafi zmienić zdjęcie tekstu na plik który otworzymy w programie takim jak Word lub Notatnik z możliwością edycji. Świetnie obrazuje to film dostawcy jednego z najpopularniejszych systemów – Abbyy:
Dla kogo oprogramowanie z technologią OCR?
Do niedawna systemy do rozpoznawania tekstu były dedykowane większym przedsiębiorstwom, głównie ze względu na wysoką cenę. W ostatnim czasie oprogramowanie OCR coraz częściej jest też wykorzystywane w mniejszych i średnich firmach. Świetnie sprawdza się tam, gdzie pracownik przepisuje ręcznie pisane pisma, lub już wydrukowane dokumenty. Grupą użytkowników będą więc głównie księgowi, notariusze, archiwiści, pracownicy urzędów czy ludzie odpowiedzialni za cyfryzację dokumentów.
Warto tutaj wspomnieć, że oprogramowanie OCR jest też wykorzystywane jako „półśrodek” w większych systemach IT. Istnieją zaawansowane systemy ERP czy inne oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów, które ułatwiają pracę w większych przedsiębiorstwach. Tego typu systemy skanują i księgują faktury, rozdzielają dokumenty do odpowiednich działów itp.
Kiedy to się opłaca?
Nie przedstawię tutaj szczegółowych wyliczeń, wystarczy prosty przykład:
Przepisanie jednej strony A4 na klawiaturze komputera może zająć ok 30 minut, program zrobi to w kilka sekund. Zatem w przypadku systemu SmartScan – inwestycja zwraca się jeśli w ciągu miesiąca przepisujemy 3-5 stron A4!
Darmowy OCR
Ok, opisujemy zasadę działania i opłacalność, ale skoro są darmowe programy, które rozpoznają tekst to dlaczego za to płacić? Czy za darmo dostępna jest taka sama technologia OCR?
Darmowy OCR często dodawany jest gratis do urządzeń wielofunkcyjnych, różne narzędzia tego typu można też pobrać w sieci z darmową licencją. Większość z nich można używać tylko do celów niekomercyjnych, a reszta i tak nie sprawdza się w praktyce. Dlaczego?
Bezpłatne oprogramowanie OCR rozpoznaje tekst używając przestarzałych algorytmów, często nie potrafi rozpoznać tekstu w kilku językach, ani znaków specjalnych. Plik który zostaje zapisany będzie źle sformatowany, często jest to ciąg znaków zapisanych w pliku .txt w jednej linii.
Komercyjne rozwiązania takie jak SmartScan czy Umango radzą sobie z tym bardzo dobrze. Pliki są sformatowane tak jak oryginalny dokument, zdjęcia, odręczne podpisy, tabele czy inne grafiki ozdobne również znajdują się w dokumencie który możemy edytować. Programy integrują się z kserokopiarkami w firmie, więc ich obsługa ogranicza się tylko do wyboru programu w którym chcemy otworzyć nasz dokument i po chwili mamy go już na swoim komputerze.
