Jeśli urządzenie drukuje tylko puste strony, prawdopodobnie wystąpiła usterka mechaniczna. Jeśli jednak urządzenie pracuje poprawnie, a zdarza się drukować puste kartki, lub losowe ciągi znaków, przyczyną może być źle dobrany sterownik lub wirus komputerowy.

Mogą być spowodowane zabrudzeniem szyby skanera lub inną usterką skanera. Możesz samodzielnie wyczyścić szybę skanera, aby upewnić się, czy wizyta serwisu jest konieczna.

Jeśli skany nie są zapisywane w folderze komputera, a wydruk działa poprawnie, problem prawdopodobnie będzie spowodowany konfiguracją sieciową w Twojej firmie, jest to jeden z najczęściej występujących problemów związanych z biurowym sprzętem drukującym, jego diagnoza zazwyczaj trwa kilka minut, ale w przypadku problemów z siecią lokalną naprawa usterki może potrwać dłużej. Większość współczesnych urządzeń posiada gniazdo USB, które umożliwia skanowanie do PenDrive – jest to świetne tymczasowe rozwiązanie, które możesz wykorzystać do czasu przyjazdu serwisu.

W przypadku dokumentów kserowanych częstą przyczyną jest brudna szyba skanera, ale widoczne na wydrukach z komputera ciemne lub kolorowe pasy zazwyczaj związane są z zużyciem materiałów eksploatacyjnych, lub inną usterką urządzenia.

W tym przypadku przyczyn może być wiele – od źle ustawionego papieru po mechaniczne usterki np: zespołu utrwalania. Należy wykonać diagnozę aby upewnić się co jest przyczyną bladych wydruków

Dotyczy urządzeń podłączonych do sieci informatycznej (obecnie najczęściej wybierana metoda podłączenia sprzętu), w tym przypadku problem może być spowodowany zarówno przez kserokopiarkę, jak i sieć lokalną w siedzibie Twojej firmy.

Papier w kserokopiarce może zaciąć się w kilku miejscach. W zależności od miejsca zacięcia papieru, przyczyną mogą być różne usterki. Wydruki mogą się też zacinać gdy niepoprawnie ustawisz rozmiar papieru w drukarce lub gdy w urządzeniu zostanie nawet małej wielkości kawałek papieru.

Problem dotyczy głównie starych urządzeń, które nie mają wystarczającej mocy obliczeniowej, aby przetworzyć współczesne pliki PDF, ale przyczyna może też leżeć w złej konfiguracji sprzętu lub źle dobranych sterownikach, które zostały zainstalowane na komputerze

Wszelki piski, trzaski i inne stukanie w trakcie pracy drukarki lub kserokopiarki wymagają sprawdzenia urządzenia przed postawieniem diagnozy. Wczesna reakcja serwisu pozwala uniknąć kosztownych napraw będących następstwem głośnej pracy. Zazwyczaj słyszalne dźwięki maszyny nie są związane z wysokimi kosztami naprawy – pod warunkiem wczesnej diagnozy i usunięcia problemu. 

Kody błędów, które wyświetla maszyna pozwalają naprowadzić serwis na źródło usterki (kod nie zawsze wskazuje jednoznacznie na problem). Niektóre błędy pomagamy usunąć telefonicznie, bez konieczności wizyty serwisu w siedzibie Twojej firmy