Karty zbliżeniowe do drukarek i kserokopiarek nie są nowością w branży. Niektóre modele urządzeń wyposażone są w czytnik kart zbliżeniowych, do innych można zamontować kompatybilne czytniki. Na pierwszy rzut oka może wydawać się to zbędnym „bajerem” dla gadżeciarzy – nic bardziej mylnego.  Karta zbliżeniowa ułatwia logowanie w urządzeniach wymagających podania loginu i hasła, umożliwia korzystanie z wydruku poufnego i podążającego, pomaga rozliczać koszty działów i pracowników, ale w jaki sposób?

W czym pomagają karty zbliżeniowe do drukarek?

W czym pomagają karty zbliżeniowe do drukarek?

Zdecydowana większość urządzeń MFP Konica Minolta i Develop ma możliwość montażu akcesoryjnego czytnika kart zbliżeniowych, który schowany jest w obudowie urządzenia w okolicy panelu obsługi kserokopiarki. Umożliwia to wdrożenie wydruku poufnego, czyli możliwości drukowania poufnych dokumentów na wspólnym urządzeniu. Użytkownik drukuje w standardowy sposób z poziomu komputera, ale drukarka nie rozpoczyna drukowania – dopóki nie zostanie zbliżona karta danego pracownika. Dzięki temu nikt nie będzie miał dostępu do żadnych danych wrażliwych, które znajdują się w drukowanych przez pracownika dokumentach. Rozwiązanie świetnie sprawdza się tam, gdzie maszyna znajduje się w przestrzeni wspólnej, lub mają do niej dostęp osoby postronne (np. korytarz, showroom). Oczywiście nie trzeba kupować dodatkowych kart dedykowanych do kserokopiarek, bo czytniki są zgodne z tymi z systemów rejestracji czasu pracy. Karty zbliżeniowe nie są nawet wymagane do uruchomienia wydruku poufnego, ale wtedy konieczne jest ręczne wpisywanie kodu PIN przed każdym drukiem.

Rozszerzone możliwości dla całej floty urządzeń

Rozszerzoną wersją druku poufnego jest FolowMe Printing  czyli wydruk podążający. Ten również dba o poufność drukowanych dokumentów, ale jednocześnie pozwala drukować je na jednym z wielu dostępnych w firmie urządzeń, a wyboru drukarki można dokonać już po kliknięciu „drukuj”. Jak to wygląda od strony użytkownika? Podam teoretyczny przykład: firma X zatrudnia 200 pracowników biurowych, znajduje się w 4 piętrowym budynku i posiada 3 kserokopiarki  na każdym z pięter. Pracownik wypuszcza do druku dokumenty, na które właśnie czeka klient, w komputerze do wyboru ma tylko jedną drukarkę. Urządzenie, które znajduje się najbliżej tego pracownika właśnie drukuje zestaw kilkuset dokumentów i nie ma możliwości przerwania tej pracy, więc pracownik może iść do dowolnego urządzenia w firmie, przyłożyć swoją kartę pracowniczą i właśnie na tej drukarce zostaną wydrukowane jego dokumenty. Innym przykładem jest np. przeniesienie miejsca pracy pracownika, lub prowadzenie prezentacji na innym piętrze – nie ma konieczności instalacji ani konfiguracji urządzeń drukujących jeśli pracownik zmieni swoje biurko lub tymczasowo będzie pracował w innym dziale firmy. Wszystkie urządzenia drukujące mają wspólną kolejkę wydruku, więc w trakcie awarii, braku materiałów, dużego obłożenia drukarki lub dla samej wygody można bez jakichkolwiek utrudnień skorzystać z dowolnej drukarki w firmie. Nie ma konieczności szukania i wybierania drukarki z poziomu komputera – wszystkie stanowiska pracy mają zainstalowaną jedną drukarkę, a jednocześnie mogą korzystać ze wszystkich. Wdrożenie wydruku podążającego wymaga dodatkowego systemu zarządzania drukiem – takiego jak PaperCut. Teraz coś, co działy IT lubią najbardziej – w przypadku wdrożenia np. SafeQ czy PaperCut, wszystkie urządzenia mogą być synchronizowane z Active Directory lub LDAP, pracownicy sami przypisują kartę do swojego konta przy pierwszym logowaniu – wystarczy zbliżyć kartę i zalogować się na swoje konto, nie trzeba nawet wchodzić w żadne ustawienia. System dodatkowo pozwala masowo dodawać i usuwać urządzenia u wybranych użytkowników, grup lub działów, nakładać ograniczenia ilościowe, czy narzucać wybranym użytkownikom druk czarno-biały.  Przy wymianie któregoś urządzenia, dział IT instaluje sterownik tylko na serwerze – resztą zajmuje się PaperCut, ale to jest temat na osobny artykuł. 

Podsumowanie

Karty zbliżeniowe do drukarek są bardzo dobrym uzupełnieniem wynajmu floty urządzeń drukujących. Pomagają zapanować nad wieloma drukarkami, podnieść stopień bezpieczeństwa danych w firmie i odciążyć dział IT w codziennych obowiązkach. Co prawda niektóre z  wymienionych rozwiązań można wdrożyć bez użycia kart pracowniczych, ale konieczność logowania się do urządzenia drukującego ręcznie wpisując poświadczenia za każdym razem byłoby uciążliwe i czasochłonne dla użytkowników – a to może mijać się z celem.